W jednych firmach zwroty lub reklamacje są czymś często spotykanym, podczas gdy w innych przytrafiają się sporadycznie lub nawet wcale. W każdym przypadku przedsiębiorca korzystający z urządzenia fiskalnego powinien jednak znać zasady dotyczące prowadzenia ewidencji takich zdarzeń. A szczegółowe regulacje prawne, dotyczące tego zagadnienia, można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.
Zwrotu lub reklamacji nie ewidencjonuje się na kasie!
Jeżeli firma korzysta z urządzenia fiskalnego, należy zarejestrować na nim każdą sprzedaż, która jest dokonywana na rzecz osoby fizycznej (nieprowadzącej działalności gospodarczej) lub rolnika ryczałtowego. Fakt ten trzeba dodatkowo potwierdzić wystawieniem i wydaniem paragonu – dokumentu zawierającego informacje na temat danej transakcji. Jeżeli jednak klient zdecyduje się później na skorzystanie z prawa do zwrotu lub reklamacji, takiego zdarzenia nie ewidencjonuje się na urządzeniu fiskalnym. Taka technologia sprzedaży nie pozwala też np. na skasowanie zarejestrowanej transakcji i usunięcie ze swojej pamięci informacji o wystawionym paragonie.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zwroty i reklamacje trzeba uwzględniać w odrębnej ewidencji. Tego wymaga Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Przepisy nie określają jednak jednej, konkretnej formy takiej dokumentacji firmowej. Przedsiębiorca korzystający z urządzenia fiskalnego może więc samodzielnie zdecydować, w jaki sposób będzie prowadzona ewidencja zwrotów i reklamacji. Chociaż warto, oczywiście, zadbać o porządek w firmowej dokumentacji i wykorzystać w tym celu np. segregator lub teczkę z wydrukami.
Jakie dane są potrzebne do sporządzenia wpisu?
Tak jak wspomnieliśmy, w przypadku zarejestrowania transakcji na urządzeniu fiskalnym, zwrot lub reklamację trzeba uwzględnić w odrębnej ewidencji. I o ile forma dokumentacji jest dowolna, o tyle przepisy określają szczegółowo, jakie informacje musi zawierać każdy wpis. W Rozporządzeniu MF w sprawie kas rejestrujących można bowiem przeczytać, że wymagane są wtedy następujące dane:
- data sprzedaży;
- nazwa towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
- zwracana kwota (brutto) oraz odpowiadająca jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży.
Ponadto, do wpisy zawierającego powyższe informacje trzeba dołączyć zarówno dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży (np. paragon fiskalny), jak i protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji, który będzie podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Dobrze wyjaśnione bo nie każdy o tym myśli przy rozpoczynaniu pracy z kasą lub drkarką fiskalną, a to przecież dość częsta sytuacja (tak ogólnie), która każdemu może się przydarzyć. No i wtedy trzeba wiedzieć, jak właściwie postępować bo później US może ścignąć za niewłaściwe ewidencjonowanie. Przydatny wpis, dzięki!