Instalacja kasy fiskalnej – co trzeba wiedzieć?

Na samym początku fiskalnej drogi trzeba znać i wiedzieć wiele rzeczy: jaki jest charakter naszego przedsiębiorstwa, jakich technologii sprzedaży ono potrzebuje, czy decydujemy się na kasę, czy na drukarkę oraz które konkretnie rozwiązania powinien posiadać nasz model. Gdy już to wszystko określimy i zdecydujemy się na zakup – musimy wiedzieć przede wszystkim o jednym: na czym polega obowiązkowa procedura instalacyjna.

Myli się bowiem ten, kto sądzi, że cała sprawa kończy się na nabyciu i uruchomieniu kasy fiskalnej. Błąd. Abyśmy mogli w ogóle z niej skorzystać podczas sprzedaży towarów i usług – nie mówiąc już o zyskaniu pewności co do prowadzenia działalności handlowej zgodnie z prawem – musimy najpierw ją zarejestrować i poddać ściśle określonej procedurze instalacyjnej. Jak ogólnie ona wygląda?

Kontakt z Urzędem Skarbowym

Pierwsze, co powinniśmy zrobić, to złożyć do właściwego Urzędu skarbowego, w formie pisemnej, tak zwane zgłoszenie przedinstalacyjne. W dokumencie tym powinny się znaleźć przede wszystkim takie informacje, jak imię, nazwisko (ewentualnie nazwa) i NIP podatnika, liczba urządzeń fiskalnych, które planujemy kupić (wraz z adresami miejsc, w których stale będą pracować) oraz termin instalacji. Pamiętajmy, że pismo to – bez względu na to, czy dostarczymy je osobiście, czy listownie – musi wpłynąć do US nie później niż 1 dzień przed rozpoczęciem ewidencji obrotu przy użyciu kasy rejestrującej.

Fiskalizacja – jednorazowa i nieodwracalna

Chodzi o przestawienie funkcjonowania naszej kasy z trybu szkoleniowego (warto wykorzystać go na naukę obsługi urządzenia!) na tryb fiskalny. Działanie to jest jednorazowe i nieodwracalne, a podjąć się go może tylko uprawniony serwisant (najczęściej reprezentuje on firmę, która sprzedała nam wybrany model). Po dokonaniu fiskalizacji możemy rozpocząć rejestrację transakcji i wystawianie paragonów. Od tego momentu bowiem wszystkie operacje przeprowadzone na kasie będą zapisywane, tworząc dokumentację ewidencjonowanego przez nas obrotu.

Kolejny kontakt z US i numer ewidencyjny

Maksymalnie 7 dni od wykonania fiskalizacji powinniśmy o tym zdarzeniu poinformować Urząd Skarbowy za pomocą pisemnego zgłoszenia poinstalacyjnego. Tu również decydujemy, czy sami dostarczamy dokument, czy w ramach usług Poczty Polskiej (liczy się data na stemplu pocztowym. Po pewnym czasie powinniśmy otrzymać specjalny numer ewidencyjny, potwierdzający prawidłowe zarejestrowanie kasy fiskalnej. Należy go nanieść na obudowę urządzenia – trwale i w widocznym miejscu. Można to zrobić przy użyciu naklejki lub niezmywalnego pisaka.