Jak długo trzeba przechowywać książkę serwisową kasy fiskalnej?

Zanim odpowiemy na pytanie zadane w tytule tego wpisu, musimy najpierw bardziej szczegółowo wyjaśnić, czym w ogóle jest książka serwisowa kasy rejestrującej? Okazuje się bowiem, że dokumentacji tej nie można tak po prostu zlekceważyć. W związku z tym, istotną kwestią jest nie tylko obowiązkowy okres przechowywania książki serwisowej urządzenia fiskalnego, ale też jej prawidłowa zawartość.

Dane w książce urządzenia fiskalnego

Przedsiębiorca otrzymuje książkę serwisową urządzenia fiskalnego wraz z zamówionym modelem. Dokumentacja ta jest zawsze przypisana do konkretnej kasy rejestrującej. Początkowo znajdują się w niej podstawowe informacje – na temat danego modelu oraz jego producenta. Później do książki wpisuje się dane dotyczące właściciela urządzenia i firmy odpowiedzialnej za wykonywanie usług serwisowych, jak również numer ewidencyjny kasy fiskalnej (otrzymany od US). Dokumentację wypełnioną w ten sposób należy przechowywać przez cały okres użytkowania konkretnego modelu. Wynika to z faktu, że do tej książki będą wpisywane adnotacje na temat wszystkich usług serwisowych, np. przeglądów technicznych. Dokumentację tę mogą też skontrolować urzędnicy skarbowi.

Duplikat dokumentacji dotyczącej kasy

Co zrobić w sytuacji, gdy książka serwisowa ulegnie zniszczeniu lub zostanie zgubiona? Nikomu oczywiście nie życzymy takich problemów. Warto jednak znać przebieg poszczególnych formalności, których trzeba dopełnić. Mianowicie, podatnik jest wtedy zobligowany do natychmiastowego poinformowania o tym zdarzeniu właściwego Urzędu Skarbowego – w formie pisemnej. Natomiast kopię wspomnianego zawiadomienia należy wykorzystać do stworzenia duplikatu książki serwisowej. W tym celu należy się zgłosić z odpowiednim wnioskiem do producenta kasy fiskalnej.

Konsekwencje braku książki serwisowej

Przechowywanie prawidłowo wypełnionej książki serwisowej jest bardzo ważnym obowiązkiem, o którym musi pamiętać każdy właściciel kasy fiskalnej. Brak tej dokumentacji grozi bowiem dotkliwymi konsekwencjami. Na pewno uniemożliwi to przeprowadzenie jakiejkolwiek interwencji serwisowej, w tym obowiązkowego przeglądu technicznego, który trzeba zlecać nie rzadziej niż co 2 lata. Ponadto, w przypadku kontroli skarbowej w firmie, zarówno stwierdzenie braku książki serwisowej, jak i wykrycie niepoprawnych wpisów w tej dokumentacji, może skutkować podważeniem prawidłowości rejestrowanego obrotu oraz utratą refundacji z budżetu państwa, otrzymanej za pierwsze urządzenie fiskalne.