Zgodnie z przepisami, paragon wydany klientowi musi zawierać szereg ważnych informacji, m.in. na temat zaewidencjonowanej transakcji. Dlatego też ewentualny błąd na takim dokumencie, polegający chociażby na wprowadzeniu za dużej liczby produktów, obliguje podatnika do podjęcia konkretnych działań. Przedsiębiorca (lub pracownik firmy) musi wtedy nie tylko wydać poprawny dowód sprzedaży, czyli po prostu jeszcze raz „nabić” na kasie towar lub usługę. Wymagane jest również uwzględnienie paragonu z błędem w ewidencji oczywistych pomyłek.
Gdzie w przepisach fiskalnych jest o tym mowa?
Wszystkie zasady, o których tutaj piszemy, pochodzą z aktualnego Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Ten akt prawny powinien kojarzyć tak naprawdę każdy podatnik stosujący w swojej firmie urządzenie fiskalne. We wspomnianym Rozporządzeniu MF znajdziemy bowiem wszystkie najważniejsze zasady dotyczące prowadzenia ewidencji – w tym wymogi określające szczegółowo wystawianie i wydawanie paragonów fiskalnych oraz ewidencjonowanie ewentualnych pomyłek na takich dowodach sprzedaży. Na czym konkretnie musi polegać prowadzenie takiej dokumentacji? Jakie informacje trzeba umieścić w każdej adnotacji, która dotyczy paragonu z błędem? Spieszymy z odpowiedziami 😉
Zacznij od stworzenia ewidencji oczywistych pomyłek na paragonach
Pierwszym krokiem, który trzeba podjąć w kontekście błędów na paragonach, jest stworzenie odrębnej ewidencji. Czyli po prostu dokumentacji przeznaczonej wyłącznie na adnotacje dotyczące oczywistych pomyłek na omawianych tu dowodach sprzedaży. Jaka powinna być forma takiej ewidencji? Przywołane wcześniej Rozporządzenie MF nie narzuca podatnikowi żadnego konkretnego sposobu prowadzenia dodatkowej dokumentacji. Przedsiębiorca może więc wybrać najwygodniejszą dla siebie formę ewidencji oczywistych błędów na paragonach. W większości przypadków jest to segregator lub teczka z wydrukowanymi dokumentami, nieco rzadziej najzwyklejszy w świecie zeszyt z wpisami.
Dobra rada: taką ewidencję warto dodatkowo „opisać”, tzn. umieścić na niej informacje dotyczące m.in. stosowanego urządzenia fiskalnego czy NIP firmy. Okaże się to pomocne zwłaszcza w przypadku stosowania kilku kas lub drukarek rejestrujących.
Co musi zawierać wpis dotyczący paragonu z błędem?
Warto pamiętać, że Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących wymaga umieszczenia konkretnych informacji w każdym wpisie dotyczącym paragonu z błędem. Taka adnotacja musi zawierać dane dotyczące omyłkowo zaewidencjonowanej transakcji (wartość sprzedaży brutto i podatku należnego) oraz krótki opis przyczyn i okoliczności, które doprowadziły do całej sytuacji. Ponadto, do każdego wpisu trzeba dołączyć oryginał paragonu potwierdzającego popełniony błąd. Nie można też zapomnieć o tym, o czym wspomnieliśmy już we wstępie. Nabywca zawsze musi otrzymać paragon fiskalny z poprawnymi danymi, co jest równoznaczne z koniecznością ponownego zarejestrowania transakcji na kasie lub drukarce fiskalnej i późniejszym wydaniem prawidłowego dowodu sprzedaży.
dobry wpis, fajnie wyjaśnia kwestię, która – przynajmniej na początku prowadzenia ewidencji obrotu przy użyciu kasy fiskalnej – wcale nie jest oczywista.